Strategi pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan Informasi Publik bertujuan untuk:

1. memastikan seluruh PPID Pelaksana, Pejabat Fungsional, dan/atau Petugas Pelayanan Informasi memahami dan melaksanakan kebijakan Keterbukaan Informasi Publik;
2. menjamin pelayanan informasi publik dilaksanakan secara cepat, tepat, transparan, akuntabel, mudah, dan nondiskriminatif;
3. memastikan ketersediaan, akurasi, keterkinian, dan keamanan informasi publik;
4. memastikan Daftar Informasi Publik (DIP) dan informasi yang wajib diumumkan selalu diperbarui;
5. mencegah terjadinya keterlambatan, kesalahan, penyalahgunaan, atau ketidaksesuaian dalam pelayanan informasi;
6. menyediakan dasar pengambilan keputusan untuk perbaikan kualitas layanan PPID secara berkelanjutan.

Pembinaan dilakukan secara terencana, berkala, dan berkelanjutan kepada PPID Pelaksana, Pejabat Fungsional, dan/atau Petugas Pelayanan Informasi.

Metode pembinaan meliputi:

• sosialisasi kebijakan Keterbukaan Informasi Publik;
• bimbingan teknis pengelolaan informasi dan dokumentasi;
• pelatihan pelayanan permohonan informasi;
• pendampingan penyusunan DIP;
• pendampingan klasifikasi informasi;
• pembinaan penggunaan aplikasi/sistem layanan informasi;
• coaching dan konsultasi kasus pelayanan informasi;
• penyebaran pedoman, SOP, formulir, dan instrumen pelayanan;
• forum koordinasi PPID secara berkala.

Pengawasan dilakukan untuk memastikan setiap unit menjalankan kebijakan Informasi Publik sesuai dengan ketentuan, SOP, dan standar pelayanan yang telah ditetapkan.

1.Pengawasan preventif

Dilakukan sebelum terjadi permasalahan melalui:

• pemeriksaan kelengkapan DIP;
• pemeriksaan klasifikasi informasi;
• review SOP;
• pemeriksaan kelengkapan formulir pelayanan;
• pengecekan kesiapan petugas;
• pemeriksaan informasi yang wajib diumumkan;
• verifikasi data sebelum dipublikasikan.

2. Pengawasan Melekat

Dilakukan oleh atasan/PPID terhadap pelaksanaan pekerjaan petugas secara rutin.

Fokus pengawasan:

Permohonan → Verifikasi → Disposisi → Penyediaan Informasi → Penyerahan → Dokumentasi.

3.Pengawasan Berkala

Dilakukan melalui pemeriksaan bulanan/triwulanan terhadap:

• jumlah permohonan informasi;
• waktu penyelesaian;
• jumlah informasi yang diberikan;
• permohonan yang ditolak;
• alasan penolakan;
• jumlah keberatan;
• jumlah sengketa;
• pengaduan masyarakat;
• kepuasan pemohon.

4. Pengawasan Insidental

Dilakukan apabila terdapat:

• pengaduan;
• dugaan pelanggaran;
• keterlambatan pelayanan;
• kesalahan informasi;
• kebocoran informasi yang dikecualikan;
• permintaan pimpinan;

hasil evaluasi yang menunjukkan adanya masalah.

Evaluasi dilakukan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan kebijakan Informasi Publik serta menentukan tindakan perbaikan.

Evaluasi menggunakan pendekatan 4 indikator utama:

Input → Proses → Output → Outcome

Monitoring dilakukan secara real time/berkala dengan memanfaatkan dashboard atau rekapitulasi layanan PPID.

Indikator monitoring utama

1. jumlah permohonan informasi;
2. jumlah permohonan yang selesai;
3. rata-rata waktu penyelesaian;
4. jumlah permohonan yang ditolak;
5. jumlah permohonan yang dialihkan;
6. jumlah keberatan;
7. jumlah pengaduan;
8. jumlah informasi yang diperbarui;
9. tingkat kepatuhan terhadap SOP;
10. tingkat kepuasan masyarakat.